Em todas as épocas do ano, não podemos deixar de passar nada com relação ao trabalho, pois assim com certeza encontraremos problemas futuros. Afinal,existem muitos pontos com as entregas e recebimentos de mercadorias nos escritórios que podemos melhorar..

Os serviços de correspondência não costumam ser uma prioridade alta na lista de um gerente de um escritório para melhorias no local de trabalho. Mas todos na empresa usam, precisam e contam com esse aspecto das operações do local de trabalho e, para melhorar isso temos algumas dicas que você pode começar a implementar em seu escritório.

Permita e incentive os funcionários a enviarem pacotes para o trabalho

Em 2019, 76% dos consumidores brasileiros compraram online e esse número deve aumentar. As pessoas gastaram R$ 120,36 bilhões com comerciantes online em 2018, e isso levanta a questão: como todas essas pessoas estão recebendo seus pacotes? 

As entregas feitas sem a assinatura de alguém costumam ser devolvidas porque não há ninguém em casa para assiná-las, e um número chocante de pacotes é roubado nas portas todos os dias. É por isso que os compradores são incentivados a receber suas compras no trabalho. 

Serviços de correspondência: experimente armários inteligentes

As salas de correspondência podem receber uma página de complexos de apartamentos que enfrentam o mesmo problema. Instalar tecnologia no local de trabalho, como armários inteligentes, é uma ótima maneira de economizar espaço e eliminar a desordem. 

encomendas em um escritório

Com três dias para retirar um pacote e um código de desbloqueio pessoal, os armários inteligentes praticamente funcionam sozinhos, com pouco ou nenhum tempo da equipe. Seja com os mais diferenciados pacotes como caixas de papelão, envelopes de segurança, sacos plásticos, não importa, os armários inteligentes adequam qualquer tipo de pacote de encomenda.

Transforme a sala de correspondência em um benefício para o funcionário

Funcionários ocupados valorizam imensamente quando a empresa permite que eles cuidem de tarefas de rotina enquanto ainda estão no trabalho. As empresas oferecem de tudo, desde vacinas contra gripe, lavagem a seco, lavagem de carros, almoços grátis, então por que não serviços de correspondência? 

Se você puder economizar tempo e complicações para seus funcionários e posicionar uma função existente como uma comodidade para os funcionários, isso será uma vitória para todos.

Automatizar o gerenciamento de entrega

O software de gerenciamento de correspondência torna o trabalho de catalogação e classificação de pacotes, rastreamento e notificações e lembretes aos funcionários sobre as entregas uma tarefa simples, um pouco mais complicado. Quando os pacotes chegarem, basta tirar uma foto rápida da etiqueta de remessa e o software a tirará de lá. 

encomendas em um escritório

O sistema envia um e-mail automatizado a cada funcionário para que saibam que seu pacote está pronto para receber. Então, após um limite de tempo que você definiu, ele envia um lembrete de coleta. O sistema rastreia o ciclo de vida de cada caixa, para que você sempre saiba exatamente onde ela está,  desde o recebimento até o recebimento. 

Outro benefício do software de gerenciamento de correspondência é que ele pode alertar o pessoal se um funcionário está de férias, licença ou saiu da empresa para que o pacote possa ser armazenado ou redirecionado. 

Renove a sala de correspondência

As salas de correspondência não são conhecidas por serem bonitas. Mesmo que os escritórios ganhem elementos de design como móveis macios e plantas vivas, a sala de correspondência muitas vezes permanece bem vazia. 

Torne-o um local acolhedor e confortável que os funcionários gostem de visitar. Procure móveis simplificados para correspondência, soluções de armazenamento atraentes e softwares sofisticados de gerenciamento de correspondência que aumentam a eficiência, mesas de autoatendimento com balanças digitais, acesso a caixas recicladas e outras necessidades de correspondência e um design voltado para o atendimento ao cliente.

Utilizando essas dicas com certeza a chegada das encomendas em seu escritório vai ser feita de uma maneira muito mais eficiente. As encomendas podem ser entregues de forma errada e com a utilização dessas dicas você consegue além de diminuir os erros otimizar as tarefas de seus funcionários para que eles tenham mais tempo de fazer outras coisas.